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Afinal, e-mail para quê?

É de praxe numa reunião de início projeto, a primeira de todas onde boa parte dos envolvidos finalmente se conhecem, chegar um momento em que acaba-se discutindo sobre a comunicação: como esta deve acontecer, quais os fluxos adequados, quem pode solicitar e para quem e por aí em diante.

Com base no que se é discutido, invariavelmente sempre fica um dever de casa para a reunião seguinte, como definir uma matriz de comunicação, um fluxograma de informações e relacionamento entre as partes e talvez até uma matriz de responsabilidades, nem que isso apenas conste em ata ou algum documento para futura referencia – isso se não já foi feita uma previsão inicial destas peças.

Recentemente participei de uma dessa reuniões onde a rotina não foi muito diferente, mas foi interessante perceber o tempo que foi gasto discutindo-se sobre o uso dos e-mails. Praticamente desenvolveu-se um informal “Manual de boas práticas para uso do e-mail”, onde podemos relacionar as principais normativas ou até queixas sobre uso do coitado do e-mail:

  • E-mail é para assuntos secundários – por mais que esta seja a ferramenta de comunicação mais utilizada atualmente, todos foram unânimes em afirmar que no momento de se discutir algum assunto importante ou tomada de decisão relevante, o que vale mesmo é uma boa chamada telefônica ou discutir o assunto em reunião. Pode-se até, depois do contato e da posição tomada, enviar um e-mail para registrar e formalizar o que foi decidido, mas o assunto não pode ser jamais iniciado por e-mail;
  • Conversou? Formalize! – como comentado acima, após algum contato telefônico onde uma decisão foi tomada, logo na sequencia envie um e-mail (seguindo a matriz pré-estabelecida!) e formalize a conversa e decisão tomada. Considere que esta é a a função principal de um e-mail, além de dar feedback a uma demanda específica;
  • Um e-mail, um assunto – outro ponto muito discutido foi o péssimo hábito que alguns profissionais tem de tratar de dois sou mais assuntos por e-mail. Depois de algumas trocas acaba-se tendo uma correspondência com um assunto completamente diferente do conteúdo, tornando quase que impossível uma organização e rastreabilidade da informação;
  • Mande para a(s) pessoa(s) correta(s) – não envie um e-mail para todos os envolvidos no projeto, mas siga a matriz de comunicação ou ao menos o fluxo que foi acordado. Nem todo mundo precisa estar a par de tudo que acontece ou pior ainda, deve tomar conhecimento de tudo, além de se respeitar uma eventual hierarquia e de evitar ainda que as outras pessoas percam tempo para classificar (ou apagar!) as mensagens recebidas. Além, claro, de ajudar a evitar desentendimentos;
  • Resuma o Assunto – vai dizer que você nunca recebeu um e-mail que parecia ter um parágrafo no assunto? Além de não se dar muita atenção ao assunto depois de algumas repostas e encaminhamentos praticamente este espaço fica tomado por estas siglas. Este ponto está diretamente relacionado ao seguinte, que é …
  • Padronize uma sigla para o projeto – é comum se estar envolvido um mais do que um projeto, agora imagine se chegam dois e-mails com o mesmo título no assunto mas pedindo informações par diferentes projetos. esta padronização é muito fácil de ser feita, por exemplo, abreviando-se o nome do empreendimento ou projeto. Mas não esqueça o tópico anterior, escolha uma sigla muito simples e resumida para não ocupar toda a área do título do e-mail!
  • Limite o tamanho dos anexos – infelizmente nem todas as empresas possuem a mesma infra-estrutura para a comunicação pela Internet, o que em alguns projetos dificulta a troca de arquivos por e-mail, apesar do seu limite para anexos estar próximo dos 20Mb. Aconselho a limitar o tamanho dos anexos para no máximo 5Mb. Não deixe também de dar um intervalo entre o envio de múltiplos e-mails com anexos grandes, para evitar congestionar os servidores alheios ;
  • Confirme o recebimento – não faça uso ostensivo da confirmação automática de recebimento ou leitura, tem muita gente que se irrita (e eu sou uma delas) com a contante mensagem de confirmação de recebimento. Mas se precisa ter certeza de que o seu remetente recebeu sua mensagem, além de pedir no próprio e-mail esta confirmação, faça também um contato telefônico;
  • Escreva corretamente – e não confie apenas no corretor automático, afinal de contas ele não verifica a conjugação verbal nem o uso correto das palavras. Também evite o uso de gírias e abreviações excessivas, afinal o e-mail atualmente já considerado um documento válido para uma eventual ação judicial. Uma certa dose de informalidade no tratamento é até permitida, mas sempre entre seus pares, nunca com os superiores;
  • E-mail não é livro – não se empolgue quando começar a escrever, procure ser o mais sucinto possível sem deixar de dar destaque ao que realmente importa na mensagem que você precisa passar. Conheço pessoas que chegam a receber uma média de 150 a 200 e-mails por dia e até mais, e todos são unânimes: se o texto do e-mail é grande, ou este não é lido ou e feita uma leitura dinâmica.
  • Use a função RESPONDER* – não responda uma mensagem em um novo e-mail. Tente responder sempre sobre a cadeia de mensagens referentes ao mesmo assunto. Isto ajuda muito.
  • Cuidado com a função autocompletar nos campos de destinatários* – esta função pode lhe deixar em apuros.
  • Pontos, vírgulas e sinais de interrogação não são meras alegorias* – o uso da pontuação pode absolver ou condenar alguém.

Estas práticas e recomendações são as mais comuns e a falha na sua condução volta e meia tem sido motivo de discussão entre alguns amigos. Tenho certeza que ainda existem algumas mais, mas se der pelo menos atenção à estas, você já está começando bem!

Notas e Referencias

Gostou das dicas e tem mais alguma prática que acha interessante? Então faça como o Humberto Prazeres*, deixe sua dica, comentário e sugestões que vamos adicionando cada vez mais conteúdo! Quem sabe essa postagem não acaba virando um e-book?

O assunto é do seu interesse e quer ler um pouco mais sobre comunicação? Veja a relação abaixo de alguns artigos, alguns com foco no Gerenciamento de Projetos.

* conteúdo atualizado após comentários do leitor!

 

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Sobre Carlos Galassi

Arquiteto formado pela FAU/UFBa, possui especialização (MBA) em Gerenciamento de Projetos na FGV. Tem ampla experiência na implantação, gerenciamento e manutenção predial de empreendimentos de grande porte da Construção Civil, já tendo desempenhado estas atividades fora do Brasil. Além de Desenvolvedor e Editor do BIG, atua como Voluntário no PMI Capítulo Bahia como Diretor de Comunicação e Marketing e é sócio da OCA Solutions, empresa de consultoria empresarial.

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