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Delegar, seus riscos e benefícios

Como todo gerente de projetos ou líder de equipe sabe, delegar tarefas e atividades ajuda na evolução e velocidade dos projetos, independente da sua complexidade. No entanto, ao delegar algumas ações você pode estar abrindo espaço para a ocorrência de alguns riscos que talvez seja melhor evitar.

O PMI fez uma enquete sobre a delegação e seus riscos basicamente perguntando “Qual é a melhor forma de delegar?”. Veja à seguir 7 dicas importantes citadas por alguns Gerentes de Projetos espalhados pelo mundo!

Escolha cuidadosamente o que delegar.  E depois esqueça!

“Existem duas coisas importantes que não se pode delegar: a decisão final sobre contratar novos membros da equipe de projetos, afinal você precisa ter certeza de que tem as pessoas certas na sua equipe, e o relacionamento com os clientes nos cargos mais altos devem ficar sempre sob a responsabilidade gerente do projeto, assim você tem certeza de que o projeto está alinhado às expectativas destes clientes. Entretanto, uma vez que você delegou uma tarefa para um membro da sua equipe com todas as instruções necessárias, não se meta. Você precisa deixar que eles cuidem da tarefa sem ficar no pé deles o tempo todo, acompanhando passo-a-passo. A sua equipe pode não fazer as coisas da mesma forma que você faria, mas eles acrescentam sua própria concepção dos processos e podem agregar outros tipos de valores.” – Joyce Fitzpatrick, PMP da Astea International sediada na Califórnia, USA.

Tenha redes de segurança.

“Trabalhando como gestor de programas numa empresa grande, certa vez eu deleguei a gestão de projetos para um responsável pela área de QA (Questions and Answers) que eu tinha acabado de promover como gerente de projetos. A qualidade das entregas do projeto não atendias as expectativas e a moral da equipe estava baixa, o que me fez me sentir culpado – eu deveria ter montado uma rede de segurança em torno deste projeto. Esta rede de segurança poderia ter sido formada por parâmetros melhores de medição e marcos de inicios das etapas de maneira a ter certeza que o projeto estaria avançando da forma esperada e que o gerente do projeto estaria tendo o suporte necessário.

Se você quer que as pessoas se esforcem para inovar você deve dar a elas a liberdade de falhar. Mas quando delegar escolha as atividades que possuem os menores riscos primeiro e tenha certeza de que a rede de segurança necessária está pronta para que você não tenha surpresas no resultado final.” –  Sridhar Peddisetty, PMI-ACP, PMP, PgMP da ProKarma em Hyderabad, Índia.

A etapa de planejamento é sua!

“Planejamento é etapa mais crítica na gestão de um projeto e esta deve ser executada obrigatoriamente pelo gerente de projetos. Na minha experiência com projetos de pequeno a médio porte em empresas de software passei pela experiência de ter o planejamento do cronograma das entregas terem sido delegadas a equipes de vendas ou aos gestores das contas, que acabaram prometendo datas simplesmente irreais para os clientes. O gerente do projeto deve controlar o planejamento do cronograma e a gestão das tarefas com um olhar apurado sobre a evolução diária das entregas.” – Vikas Palta, PMP na Outside Intelligence Inc., em Toronto, Canada.

Comunicação desde cedo e constante

“Discussões sobre impactos positivos ou negativos que ocorram nas reuniões de um projeto nunca devem ser delegadas. O feedback destas discussões ajudam a dar suporte e construir confiança no seu papel enquanto gerente do projeto e ajudam na relação e colaboração com os stakeholders e com os membros da equipe do projeto. Isso constrói o suporte necessário para a solução de algum problema e para as ações necessárias para mitigar algum risco do projeto.

A ausência do gerente de projetos nestas discussões críticas pode trazer o risco de surgir o questionamento de quem efetivamente é o responsável pelo projeto. Não se comunicar com todos os stakeholders pode levar a uma maior demora na solução de alguma questão causando atrasos no cronograma e possivelmente implicações nos custos. Ganhar a confiança e suporte necessários pode vir a ser uma batalha difícil ao longo do desenvolvimento do projeto.” – Melissa Tsalicoglou, PMP na Pick ‘n Pay na Cidade do Cabo, África do Sul.

Controle a qualidade até o fim

“A uns anos atrás enquanto estava envolvido em um grande projeto eu deleguei todas as minhas responsabilidades quando resolvi tirar umas férias. Enquanto estava fora do país eu confiei que um colega cumpriria a meta acordada para as entregas. Quando retornei o projeto já tinha sido concluído, mas algumas das entregas não tinham atingido a qualidade necessária. Infelizmente todos os dedos apontaram para mim enquanto responsável pelo projeto. Foi quando eu percebi que apesar de estar de férias eu deveria ter me esforçado mais para monitorar e controlar o projeto junto ao meu colaborador. Especialmente em complexos e grandes projetos é importante você fazer a avaliação final das entregas.” – Jonathan Addo, PMP na Ecobank eProcess International S.A na Accra, Gana.

Atribua funções com cuidado

“Pela minha experiência, a delegação é sempre uma tarefa do tipo ad-hoc (temporária) no ciclo de vida de um projeto. Esta pode ser a indicação de que o gerente do projeto não definiu claramente os papeis e responsabilidades de cada membro de sua equipe. Meu conselho é que você faça uso de uma matriz RECI (quem é o Responsável, quem é o Encarregado, quem deveria ser Consultado e quem deveria ser Informado) para deixar claro os papeis e reponsabilidade de cada um antes da reunião de kickoff.

Durante a execução do projeto o gerente deve evitar delegar uma tarefa que esteja além da função de alguém. Se realmente for preciso, consulte a sua matriz RECI e considere os seguintes fatores: uma delegação racional, a capacidade e experiência da pessoa a quem você está delegando, a disponibilidade desta pessoa, o melhor e o pior resultado que pode ter essa tarefa delegada e ainda qualquer possível conflito de interesses.” – Malong Dong, PMP na Schneider Electric em Sidney, Austrália.

Lista final

Elizabeth Grace Saunders, autora do livro The 3 Secrets to Effective Time Investment: How to Achieve More Success with Less Stress indica ainda que para distinguir as tarefas que podem ou não ser delegadas você de se perguntar:

  • Outra pessoa poder realizar esta tarefa num patamar aceitável?
  • Outra pessoa pode realizar parte deste projeto?
  • Outra pessoa pode fazer um esboço inicial da tarefa para que eu possa fazer a revisão e ajustes finais?
  • Esta tarefa não me permite executar outra que agregue ou gere mais valor?

E você, como faz para ter certeza que pode delegar uma tarefa e mitigar os riscos que podem surgir quando transfere uma atividade para outra pessoa?

Notas e Referencias

Esse texto é uma tradução livre do original “The Risks and Benefits of Delegating”, publicado na edição de setembro da revista PM Network que você pode conferir neste link. Mas se preferir pode ler a versão oficial em português
 
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Sobre Carlos Galassi

Arquiteto formado pela FAU/UFBa, possui especialização (MBA) em Gerenciamento de Projetos na FGV. Tem ampla experiência na implantação, gerenciamento e manutenção predial de empreendimentos de grande porte da Construção Civil, já tendo desempenhado estas atividades fora do Brasil. Além de Desenvolvedor e Editor do BIG, atua como Voluntário no PMI Capítulo Bahia como Diretor de Comunicação e Marketing e é sócio da OCA Solutions, empresa de consultoria empresarial.

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