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EGP, o quartel general da gestão de projetos

O escritório de gerenciamento permite melhorar a taxa de sucesso da carteira de projetos e integrar as melhores práticas de gestão.

A gestão de projetos na Construção Civil começou a ser adotada nos últimos cinco anos por grandes empresas como a Petrobras e Queirós Galvão. “Agora, começamos a perceber forte movimento de adesão na arquitetura. Essas organizações, por sua vez, demandam uma central de gerenciamento de projetos intitulada Escritório de Gerenciamento de Projetos (EGP)”, afirma Mauro Sotille, professor da Fundação Getúlio Vargas (FGV) e diretor da PM Tech Capacitação em Projeto.

O professor, que fez parte da equipe responsável pelo desenvolvimento do Guia PMBOK, conta que o gerenciamento de projetos teve início em 1969, com a fundação, nos Estados Unidos, do Project Management Institute (PMI), instituição internacional que associa profissionais de gestão de projetos.

No Brasil, a gestão de projetos é mais recente, adotada inicialmente pelo setor de TI – Tecnologia da Informação. Na FGV, segundo Sotille, o primeiro curso de gestão de projetos foi criado em 2002. E, desde o último dia 05 de setembro, a gestão de projetos é normatizada pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), pela ABNT NBR ISO 21500:2012 – Orientações sobre Gerenciamento de Projetos.

EGP NA CONSTRUÇÃO CIVIL

Para Mauro Sotille, os grandes investimentos em hidrelétricas, como Girau e Porto Belo, e a construção de infraestrutura para atender os grandes eventos esportivos, como a Copa do Mundo e as Olimpíadas, têm resultado na criação de inúmeros projetos, ampliando a demanda pela implantação de EGP na Construção Civil. Esses escritórios, além de administrar, definem a seleção dos projetos onde a corporação vai aplicar seu dinheiro. Fazem o estudo de viabilidade técnica, econômica e legal. Com esta análise de riscos, definem e orientam a direção das empresas a investirem ou não em determinado empreendimento.

Depois, para a gestão das obras, contrata um gestor de projeto para cada construção. O EGP pode ser definido como um centro de informações e controle criado para conduzir, planejar, organizar, controlar e finalizar as atividades dos projetos. “É a ‘casa’ da equipe do projeto, onde o apoio está disponível. É o quartel general dos projetos”, afirma Sotille.

A implantação de um EGP possibilita melhorar a taxa de sucesso dos projetos e integrar as melhores práticas de Gestão de Projetos da organização. Segundo Sotille, o EGP gera uma redução de 10% em custos totais da carteira de projetos de uma empresa durante o primeiro ano fiscal. Quando corretamente implementado, começa a mostrar resultados tangíveis após os primeiros seis meses.

No setor construtivo as pessoas ainda fazem seus projetos sem padronização. Cada área faz o projeto de acordo com sua lógica e isso não tem mais sentido.

COMO FAZER

Para implantar um EGP, o primeiro passo é diagnosticar como a empresa tem atuado, conhecer sua cultura e métodos de ação. Em seguida, criar uma metodologia a partir dessas informações, seguindo as boas práticas previstas no guia PMBOK.

No caso da Construção Civil, onde cada setor tem sua própria lógica de elaboração de projetos, é preciso reunir todos os atores, mapear os procedimentos e criar a metodologia que será utilizada. “No setor construtivo as pessoas ainda fazem seus projetos sem padronização. Cada área faz o projeto de acordo com sua lógica e isso não tem mais sentido”, diz.

Os motivos de sua implantação surgem da necessidade percebida pela alta gerência. Portanto, deve ser estruturado como elo de ligação entre a direção da empresa e sua área tática. Para seu sucesso, é fundamental que esteja alinhado à estratégia da corporação. É importante que tenha um patrocinador respeitado e influente na organização, conhecedor da política e do negócio da empresa e que seja o provedor dos recursos financeiros necessários. O EGP é referência para a diretoria na disponibilização de informações relevantes sobre os projetos e para a tomada de decisão.

ENTRAVES

Os problemas não estarão resolvidos no dia seguinte. O EGP representa uma mudança cultural e isso ocorre aos poucos. Precisa de um bom endomarketing para implantar a cultura gradativamente.

A maior dificuldade para a implantação do EGP consiste na resistência das pessoas às mudanças. Além da expectativa imediatista das empresas. “Os problemas não estarão resolvidos no dia seguinte. O EGP representa uma mudança cultural e isso ocorre aos poucos. Precisa de um bom endomarketing para implantar a cultura gradativamente”, orienta.

Para garantir o sucesso do EGP a empresa precisa manter um ambiente de participação. Seus colaboradores devem ter papéis e responsabilidades bem definidos. O trabalho dos profissionais dedicados ao EGP deve ser valorizado. É necessário desenvolver uma cultura baseada na confiança e gerenciar bem as mudanças. A empresa deve garantir que o EGP esteja sempre alinhado aos processos corporativos e envolvido com processos de governança corporativa.

NORMA PRÓPRIA

Em 05 de setembro de 2012 a ABNT, após consulta nacional, publicou a norma ABNT NBR ISO 21500:2012 – Orientações sobre Gerenciamento de Projetos. A norma fornece diretrizes para gerenciamento de projetos e pode ser usada por qualquer tipo de organização pública, privada ou organizações comunitárias, e para qualquer tipo de projeto, independente de sua complexidade, tamanho ou duração.

Segundo o professor Mauro Sotille, nos últimos anos surgiram diferentes normas internacionais e nacionais para gerenciamento de projetos. A falta de um vocabulário comum e de processos que pudessem ser referenciados pela comunidade mundial resultou em diferentes definições e interpretações de tópicos em gerenciamento de projetos. Para resolver essas questões, a International Standards Organization (ISO), criou um novo padrão chamado ISO 21500: Guidance on Project Management.

O padrão cria uma plataforma comum com a função de ser referência para as organizações e facilitar a transferência de conhecimento e a harmonização de princípios, vocabulários e processos existentes nos padrões atuais e futuros.

O projeto da ISO 21500 iniciou em 2006 e foi lançado em outubro de 2007, com representantes de 23 países. Posteriormente, o número de países participantes foi estendido de modo a garantir cobertura global. A versão preliminar da ISO 21500 foi desenvolvida e publicada pela ISO em 2011. A norma foi lançada para revisão e votação para os países membros da ISO no segundo trimestre de 2012.

O objetivo da ISO 21500 é recomendar às organizações um modo profissional de gerenciar os projetos com base nas melhores práticas do mercado global. O padrão é aplicável a organizações de todos os tamanhos e setores. A norma ISO 21500 complementa ISO 10006/2003 Quality Management Systems – Guidelines for Quality Management in Projects, que orienta a aplicação de gestão da qualidade para projetos e é um guia para o processo de gerenciamento de projetos. Ela descreve 40 processos reunidos em cinco grupos: iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento, correspondentes a dez áreas de conhecimento: integração; partes interessadas; escopo; recursos; tempo; custo; risco; qualidade; aquisições e comunicações.

A publicação original na AECweb, que conta com a colaboração do Mauro Sotille, você encontra aqui.

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Sobre Carlos Galassi

Arquiteto formado pela FAU/UFBa, possui especialização (MBA) em Gerenciamento de Projetos na FGV. Tem ampla experiência na implantação, gerenciamento e manutenção predial de empreendimentos de grande porte da Construção Civil, já tendo desempenhado estas atividades fora do Brasil. Além de Desenvolvedor e Editor do BIG, atua como Voluntário no PMI Capítulo Bahia como Diretor de Comunicação e Marketing e é sócio da OCA Solutions, empresa de consultoria empresarial.

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